Datenschutz / Privacy

Datenschutzhinweise für Online-Anfragen

Diese Hinweise gelten für das Anfrageformular und den Datei-Upload auf anfrage.x-print.biz. Verantwortlich ist die Peng Commerce GmbH (XPrint), Hansaallee 190, 40547 Düsseldorf, Deutschland. Bei Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte: info@x-print.biz.

Ihre Anfrage und Dateien

Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Produkt, Menge, Konfigurationen und Ihre freiwilligen Angaben sowie hochgeladene Originaldateien, um den Bedarf zu klären und ein Angebot vorzubereiten. Für eigene vorvertragliche Anfragen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Anfragen im Namen eines Unternehmens Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an geschäftlicher Kommunikation). Name, E-Mail-Adresse, Produkt und Menge sind für das Formular erforderlich. Telefon, Termin, Nachricht und Dateien sind freiwillig. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail. Absenden begründet keinen kostenpflichtigen Auftrag und keine Druckfreigabe.

Dateien werden automatisch auf Schadsoftware und unterstützte Formate geprüft. Zusätzlich werden für unterstützte Produkte technische Dateieigenschaften mit Ihrer Konfiguration verglichen, etwa Maße, Auflösung und Seitenzahl. Die Hinweise ersetzen keine manuelle Druckdatenfreigabe. Dateien werden bereits beim Prüfschritt gespeichert; die Anfrage wird erst durch die abschließende Bestätigung übermittelt. Nicht bestandene oder unvollständige Sicherheitsprüfungen sperren den regulären Download. Nur berechtigte Mitarbeitende erhalten zur Bearbeitung Zugriff. Bitte übermitteln Sie nur erforderliche Unterlagen und keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten.

Hosting und Sicherheit

Wir nutzen Google Cloud als technischen Auftragsverarbeiter. Anfragedatenbank, Dateispeicher und Anwendung sind in Frankfurt konfiguriert. Die globale Netzwerkinfrastruktur, Sicherheitsdienste und berechtigte Supportzugriffe können auch Verarbeitungen außerhalb der EU/des EWR einschließen. Maßgeblich sind die Cloud-Datenschutzbedingungen einschließlich der dort vorgesehenen Übermittlungsgarantien und die Unterauftragsverarbeiter. Die Regionseinstellung ist keine Zusage, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich in Deutschland stattfindet.

Für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz verarbeiten wir technische Daten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browserkennung und Antwortstatus. Angeforderte Adressen können Dateinamen enthalten. Zugangstoken und Dateiinhalte werden nicht gezielt in Zugriffsprotokolle geschrieben. Sicherheitsprüfung, begrenzte Zugriffsprotokollierung und Ratenbegrenzung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Schutz von Verfügbarkeit, vertraulichen Dateien und unseren Systemen.

Google reCAPTCHA: Ihre Wahl

Erst wenn Sie die gesonderte Auswahl treffen und „Dateien hochladen & Anfrage prüfen“ wählen, laden wir Google reCAPTCHA Enterprise zur Erkennung automatisierter Anfragen. Dabei werden insbesondere IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen und Interaktionssignale verarbeitet; das Cookie _grecaptcha kann verwendet werden. Google verarbeitet diese Daten für diesen Dienst als Auftragsverarbeiter. Grundlage Ihrer freiwilligen Auswahl sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG für den Zugriff auf Ihr Endgerät.

Ohne Einwilligung wird reCAPTCHA nicht geladen. Sie können uns stattdessen Ihre Anfrage an info@x-print.biz senden. Vor dem Hochladen können Sie die Auswahl aufheben, danach Ihre Einwilligung per E-Mail mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit vorheriger Verarbeitung bleibt unberührt. Wir speichern Zeitpunkt und Textversion Ihrer Auswahl mit der Anfrage. Die Sicherheitsbewertung kann einen erneuten Versuch oder den E-Mail-Weg erforderlich machen; sie entscheidet nicht über Preise oder einen Vertragsabschluss. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Speicherung im Browser und Fristen

Die ausdrücklich angeforderte Übernahme eines Quote-Warenkorbs nutzt einen kurzlebigen Schlüssel und den Sitzungsspeicher Ihres Browsers, damit die Konfiguration beim Neuladen erhalten bleibt. Sie wird spätestens nach 30 Minuten nicht mehr verwendet und nach erfolgreichem Absenden aus diesem Speicher entfernt. Diese funktionale Speicherung dient dem angeforderten Dienst (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Formulardaten und Upload-Zugangstoken verbleiben während der geöffneten Seite im Arbeitsspeicher; die Upload-Sitzung ist höchstens 24 Stunden nutzbar. Die optionale Werbezuordnung ist unten beschrieben.

Der reguläre Zugriff auf Anfragen und Anhänge endet 90 Tage nach Beginn der Anfrage. Datenbank und Dateispeicher bereinigen anschließend automatisch und asynchron. Wiederherstellungskopien können im konfigurierten System bis zu sieben weitere Tage verfügbar sein; die endgültige Löschung beim Dienstleister erfolgt nach dessen dokumentierten Löschabläufen. Technische Zugriffsprotokolle werden regulär 30 Tage gespeichert. Vom Cloud-Dienst fest vorgegebene Verwaltungs-/Sicherheitsauditprotokolle haben gesonderte Fristen. Benötigte Daten eines beauftragten Projekts werden gesondert in die Auftragsablage übernommen; dort richten sich Fristen nach Vertrag und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Eine Änderung des Bearbeitungsstatus verlängert die Frist im Anfrageportal nicht.

Optionale Werbezuordnung · 21. September 2026

Nur nach Ihrer freiwilligen Einwilligung speichern wir Werbequelle (UTM-Parameter), Anzeigen-Klickcode, Einstiegsseite und Zeitpunkte in den Cookies xprint_ad_source und xprint_ad_choice für höchstens 90 Tage. Die Auswahl gilt für www.x-print.biz, quote.x-print.biz und anfrage.x-print.biz. Bei einer Anfrage verknüpfen wir die Quelle mit deren Referenz, um Werbewirkung intern auszuwerten. Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG); die Speicherung Ihrer Zustimmungs- oder Ablehnungsentscheidung dient der Beachtung Ihrer Auswahl. Ablehnung beeinträchtigt weder Preise noch Anfragen. Unter Datenschutz-Einstellungen können Sie für die Zukunft widerrufen und den Quell-Cookie löschen. Für bereits eingereichte Anfragen wenden Sie sich mit der Referenz an info@x-print.biz. Die Zuordnung wird spätestens nach 90 Tagen nicht mehr für Werbeauswertungen verwendet. Es werden in dieser Version keine Anfrage-Ergebnisse an Google Ads übertragen und keine Google-Werbe- oder Analytics-Skripte geladen.

Ihre Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit sowie Widerruf einer Einwilligung. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Senden Sie uns möglichst Ihre Anfragenummer; wir prüfen Ihre Berechtigung, bevor wir Daten herausgeben oder ändern.

Privacy information for online enquiries

This notice covers the enquiry and file-upload service at anfrage.x-print.biz. The controller is Peng Commerce GmbH (XPrint), Hansaallee 190, 40547 Düsseldorf, Germany. Contact: info@x-print.biz.

Enquiry handling

We process your name, email, product, quantity, configurations and optional details and files to understand your requirements and prepare an offer. The basis is Article 6(1)(b) GDPR for your own pre-contractual enquiry, or Article 6(1)(f) for business correspondence on behalf of a company. Name, email, product and quantity are required in the form. Phone, deadline, message and files are optional. You can also contact us by email. Submission is neither a paid order nor print approval. Please provide only necessary information and avoid sensitive personal data.

Original files undergo automated malware and format checks. This is separate from artwork review. Downloads remain restricted until security checks pass; only authorized staff can access enquiries for their work.

For supported products, technical file properties such as size, resolution and page count are compared with your configuration. These findings do not replace manual artwork approval. Files are saved during the review step; your enquiry is submitted only after final confirmation.

Cloud processing and security

Google Cloud provides hosting as a processor. The application, database and file storage are configured in Frankfurt. Global networking, security services and authorized support may involve processing outside the EU/EEA, under the Cloud Data Processing Addendum and its transfer safeguards; see the subprocessor list. Frankfurt does not mean all processing occurs exclusively in Germany.

Technical processing includes IP address, time, requested URL, browser information and response status for operation, troubleshooting and abuse prevention. URLs can contain filenames. We do not intentionally write access tokens or file contents into access logs. These security measures rely on our legitimate interest in protecting availability, confidential files and systems (Article 6(1)(f) GDPR).

Optional Google reCAPTCHA

Google reCAPTCHA Enterprise loads only after you select the separate choice and choose “Upload files & review enquiry”. It processes IP address, browser/device information and interaction signals to detect automated abuse and may use the _grecaptcha cookie. Google acts as processor. This uses your consent under Article 6(1)(a) GDPR and Section 25(1) TDDDG for device access. Without consent it does not load; email your enquiry to info@x-print.biz instead. Clear the choice before uploading, or contact us afterwards, to withdraw for the future. Earlier lawful processing is unaffected. We retain the consent time and text version with the enquiry. A security rejection offers retry/email; it does not decide pricing or contract acceptance. There is no automated decision with legal effect under Article 22 GDPR.

Retention and browser storage

When you request transfer from Quote, a short-lived key and session storage preserve the configuration across a reload. The transferred configuration is no longer used after 30 minutes and is removed from this storage after successful submission. This functional storage provides your requested service (Section 25(2)(2) TDDDG). Form details and upload tokens remain in the page memory; upload sessions last at most 24 hours. Optional advertising attribution is described below.

Application access to enquiries and attachments ends 90 days after draft creation, followed by asynchronous database and file cleanup. Configured recovery copies can remain available for seven more days; the provider completes deletion under its documented processes. Ordinary technical access logs are retained for 30 days; mandatory cloud administrative/security audit logs have separate retention. Data needed for confirmed orders is archived separately under contractual and statutory requirements. Changing staff follow-up status does not extend portal retention.

Optional advertising attribution · 21 September 2026

Only with your optional consent do we store the advertising source (UTM parameters), ad click code, landing path and timestamps in xprint_ad_source and xprint_ad_choice cookies for at most 90 days. Your choice applies across www.x-print.biz, quote.x-print.biz and anfrage.x-print.biz. On submission, we link the source to the enquiry reference for internal advertising evaluation. The basis is consent (Article 6(1)(a) GDPR and Section 25(1) TDDDG); your allow or decline preference is stored to respect your choice. Declining does not affect prices or enquiries. Privacy settings lets you withdraw for future collection and delete the source cookie. For submitted enquiries, contact info@x-print.biz with the reference. Attribution is no longer used for advertising evaluation after 90 days. This version does not send enquiry outcomes to Google Ads or load Google advertising or analytics scripts.

Your rights

Subject to legal requirements, you may request access, correction, deletion, restriction and portability, and withdraw consent. You may object to legitimate-interest processing for reasons relating to your situation (Article 21 GDPR). You may complain to a supervisory authority, including LDI Nordrhein-Westfalen. Include your enquiry reference where possible; we verify authorization before disclosing or changing data.

Optionaler Kundenbereich / Optional customer area · 28.09.2026

Wenn freigeschaltet, können Sie sich freiwillig über einen einmal verwendbaren E-Mail-Link anmelden. Dafür nutzen wir Google Firebase Authentication. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, technische Anmeldedaten und eine Nutzerkennung. Der Login bleibt im Sitzungsspeicher dieses Browser-Tabs gespeichert; Sie können sich jederzeit abmelden. Anmeldung ist für neue Anfragen nicht erforderlich. Die Region Frankfurt für unsere Anfragedaten ist keine Regionszusage für den Authentifizierungsdienst.

Nur nach Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse werden die damit verknüpften Anfragen und Aufträge angezeigt. Produktbezeichnungen, Mengen, von unserem Team veröffentlichte Fortschritte, Hinweise, voraussichtliche Termine sowie gegebenenfalls Zahlungs- und Versandstatus werden getrennt von Originaldateien gespeichert. Unbeauftragte Anfragen bleiben höchstens bis zum Ende ihrer 90-Tage-Frist sichtbar. Bestätigte Aufträge bleiben während der Bearbeitung und standardmäßig ein Jahr nach Abschluss oder Stornierung sichtbar. Diese zusätzliche Fortschrittsablage verlängert weder den Zugriff auf Originaldateien noch die Frist der ursprünglichen Anfrage. Gesetzlich erforderliche Geschäftsunterlagen werden gesondert archiviert. Für Auskunft, Berichtigung, Löschung oder die Entfernung des Login-Kontos kontaktieren Sie info@x-print.biz.

When enabled, you may optionally sign in using a single-use email link through Google Firebase Authentication. This processes your email address, technical sign-in data and a user identifier. Sign-in persists in this browser tab’s session storage until sign-out or the end of the session. New enquiries do not require sign-in. The Frankfurt region of our enquiry database does not describe the authentication service’s processing region.

Your verified email identifies which enquiries and orders you may view. Product names, quantities, progress published by our team, notes, estimated dates and, where provided, payment and delivery status are stored separately from original artwork. Unconfirmed enquiries remain visible only within their existing 90-day period. Confirmed orders remain visible while active and, by default, for one year after completion or cancellation. This progress record does not extend access to original files or the original enquiry. Required business records are archived separately. Contact info@x-print.biz to request access, correction, deletion or removal of the sign-in account.